Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena están obligadas a registrar la jornada laboral de forma diaria. Han pasado varios años y todavía hay miles de PYMEs en España que no lo tienen en regla. Si eres una de ellas, este artículo te interesa.
Te explicamos qué exige exactamente la ley, cuáles son las multas, qué mira la Inspección de Trabajo cuando llega y cómo tenerlo resuelto de forma sencilla y económica.
En 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por un total de 20,19 millones de euros por infracciones relacionadas con el registro de jornada, un 8,78% más que el año anterior. Se registraron 13.681 infracciones afectando a 178.456 trabajadores.
¿Qué dice exactamente la ley?
La obligación de registrar la jornada laboral está recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019. En resumen, la ley exige:
- Registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, cada día.
- Conservar los registros durante al menos 4 años.
- Tener los registros disponibles para la Inspección de Trabajo y para los propios trabajadores que los soliciten.
- Incluir a todos los trabajadores: presenciales, teletrabajadores, a tiempo parcial y por turnos.
La norma no especifica el formato exacto del registro, pero sí exige que sea fiable, accesible e inalterable. Un Excel que el empleado rellena a mano, o peor aún, un registro en papel sin firma, no supera una inspección seria.
¿Quién está exento?
El personal de alta dirección está exento de esta obligación. Los autónomos sin trabajadores a cargo tampoco tienen que registrar su propia jornada. Todo lo demás, sí.
Las multas: ¿cuánto te puede costar?
El incumplimiento del registro de jornada se clasifica como infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). Estas son las sanciones vigentes:
| Tipo de infracción | Multa | Ejemplos |
|---|---|---|
| LEVE | 60€ — 750€ | No informar al trabajador de sus condiciones de registro |
| GRAVE | 751€ — 7.500€ | No llevar registro, registro falseado, no conservar 4 años |
| MUY GRAVE | 7.501€ — 225.013€ | Reincidencia, fraude continuado, gran número de trabajadores |
El Gobierno tiene en tramitación una reforma que cambiará el criterio de sanción: en lugar de aplicarse por centro de trabajo, las multas graves y muy graves se aplicarán por cada trabajador afectado. Ejemplo: 20 empleados × 7.500€ = 150.000€ de multa potencial.
¿Qué mira la Inspección cuando llega?
Un inspector de la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) puede presentarse en tu empresa en cualquier momento y pedirte los registros de jornada de los últimos 4 años. Concretamente revisará:
- Que existan registros diarios de todos los trabajadores, sin excepción.
- Que los registros sean fiables: no acepta registros genéricos, ni firmar varios días de golpe.
- Hora exacta de entrada y salida, incluyendo pausas si corresponde.
- Que los registros estén disponibles inmediatamente, no "en casa del gestor" ni "pendientes de imprimir".
- Control de horas extras: si hay horas que no están registradas ni compensadas, problema.
- En contratos a tiempo parcial: copia mensual del total de horas al trabajador.
Importante: si la Inspección no encuentra registro o considera que el existente no es válido, puede presumir que el trabajador ha realizado jornada completa. Eso puede derivar en reclamaciones salariales de los propios empleados.
¿Vale un Excel o un papel?
Técnicamente, la ley no prohíbe el papel ni el Excel. Pero en la práctica, presentar un Excel a un inspector tiene serias limitaciones:
- Un Excel no deja trazabilidad: cualquiera puede modificar las celdas sin que quede registro.
- El papel se puede perder, deteriorar o no estar disponible en el momento de la inspección.
- Si el trabajador rellena su propio registro a mano, no hay garantía de veracidad.
La Inspección cada vez es más exigente con la fiabilidad del sistema. Un sistema digital con trazabilidad completa es la única forma de estar realmente cubierto.
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Para cumplir con la ley de registro de jornada y superar cualquier inspección sin problemas, necesitas un sistema que garantice:
- Registro diario de entrada y salida de cada trabajador.
- Trazabilidad: queda constancia de quién, cuándo y cómo se registró.
- Conservación 4 años con acceso inmediato.
- Exportación en formato accesible para la Inspección (PDF o Excel).
- Acceso del trabajador a sus propios registros cuando lo solicite.
¿Cuánto cuesta tenerlo en regla?
Muchas PYMEs no han digitalizado el fichaje porque creen que es caro. La realidad es que las herramientas del mercado tienen precios muy distintos:
| Solución | Coste anual (10 empleados) | Observaciones |
|---|---|---|
| Sesame HR | ~1.650€/año | Cobran por empleado/mes |
| Factorial | ~1.400€/año | Cobran por empleado/mes |
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| Excel / papel | 0€ | ⚠️ No garantiza cumplimiento legal |
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Conclusión
La ley de registro de jornada no es opcional ni reciente. Lleva en vigor desde 2019 y la Inspección de Trabajo la aplica cada vez con más rigor. Las multas son reales — más de 20 millones de euros en sanciones en 2024 — y la nueva normativa prevista para 2026 las hará aún más severas.
Si todavía llevas el control de jornada en papel o en Excel, este es el momento de dar el paso. No hace falta gastar una fortuna ni implantar un sistema complicado.
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