Llaman a la puerta. Es la Inspección de Trabajo. Te piden los registros de jornada de los últimos cuatro años. ¿Sabes exactamente qué tienes que enseñarles? ¿Tienes esos registros disponibles en este momento?
Esta es la situación que viven cada año miles de empresas en España. En 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por más de 20 millones de euros relacionadas con el registro de jornada. Y la mayoría de esas empresas sancionadas no eran grandes corporaciones — eran PYMEs como la tuya.
En este artículo te explicamos paso a paso qué ocurre cuando llega una inspección, qué miran exactamente y cómo tener todo en regla para no perder el sueño.
La Inspección de Trabajo tiene plena potestad para presentarse sin previo aviso en cualquier empresa. Puedes recibirla cualquier día, a cualquier hora, en cualquier momento del año. No existe ninguna obligación de anunciar la visita con antelación.
¿Qué revisa exactamente el inspector?
Un inspector de la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) que llega para revisar el registro de jornada comprobará, en este orden:
Que existe un sistema de registro
Lo primero que pregunta es: ¿cómo registran sus empleados la jornada? Si la respuesta es "en papel", "en Excel" o "mi encargado lo apunta", ya hay un problema. El sistema tiene que ser fiable, objetivo y verificable.
Que los registros son diarios y completos
Pedirá los registros de todos los trabajadores, día a día, con hora exacta de entrada y salida. No vale un resumen semanal, ni registrar solo los días que hubo incidencia. Cada jornada, cada empleado, cada día.
Que los registros tienen trazabilidad
¿Quién registró cada fichaje? ¿Se puede modificar sin dejar rastro? Un Excel donde cualquiera puede cambiar una celda no tiene trazabilidad. El inspector lo sabe y lo comprobará.
Que se conservan los últimos 4 años
La ley exige conservar los registros durante al menos 4 años. Si llevas fichando en papel desde 2021 y has perdido algunos meses, ya tienes una infracción aunque estés al día ahora mismo.
Las horas extras y su compensación
Si detecta que hay empleados que regularmente salen tarde pero no hay horas extras registradas, puede presumir que esas horas no se están compensando. Eso es otra infracción adicional.
Contratos a tiempo parcial
Para los trabajadores a tiempo parcial, además del registro diario, hay que entregarles mensualmente una copia del total de horas trabajadas junto con la nómina. Si no lo haces, multa adicional.
Lo que NO acepta la Inspección
| Sistema | ¿Válido? | Por qué |
|---|---|---|
| Papel firmado a mano | RIESGO | Sin trazabilidad digital. Fácil de falsificar. Puede perderse. |
| Excel editable | RIESGO | Cualquiera puede modificarlo sin dejar rastro. No es fiable. |
| El encargado lo rellena | NO VÁLIDO | No refleja la jornada real. Es manipulable. Conflicto de intereses. |
| Firmar varios días de golpe | NO VÁLIDO | La Inspección exige que el registro sea al inicio y fin de cada jornada real. |
| App digital con trazabilidad | VÁLIDO | Registro en tiempo real, inalterable, con historial de cambios y exportable. |
Muchas empresas creen que con tener algo están cubiertas. Pero la Inspección sanciona incluso a empresas que tienen sistema digital si lo usan mal: fichajes automáticos sin intervención del empleado, turnos sin pausas registradas, o empleados que nunca fichan porque "son de confianza". Tener software no es suficiente — hay que usarlo correctamente.
Qué pasa si no tienes los registros en regla
Si el inspector detecta que no llevas el registro de jornada correctamente, el proceso es el siguiente:
- Acta de infracción — El inspector levanta un acta detallando las irregularidades encontradas.
- Período de alegaciones — La empresa tiene 15 días para presentar alegaciones y documentación que justifique su situación.
- Resolución — La autoridad laboral resuelve el expediente y fija la sanción económica.
- Multa — Entre 751€ y 7.500€ por infracción grave. Con la nueva normativa en tramitación, estas multas se aplicarán por cada trabajador afectado.
- Seguimiento — Si hay reincidencia, la Inspección intensifica el control sobre esa empresa en inspecciones futuras.
Consecuencias adicionales que nadie menciona
Más allá de la multa directa, no tener el registro en regla puede acarrear consecuencias que cuestan mucho más:
- Presunción de jornada completa: si un trabajador a tiempo parcial reclama y no hay registro, la ley presume que trabajó jornada completa. Puedes tener que pagar diferencias salariales de años.
- Reclamaciones de horas extras: sin registro, no puedes demostrar que las horas extras se compensaron correctamente.
- Conflictos laborales: en cualquier disputa con un empleado, la falta de registro juega siempre en tu contra.
- Imagen ante clientes y proveedores: una sanción de Inspección es pública y puede afectar a tu reputación comercial.
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La mejor estrategia es no tener que prepararse porque ya lo tienes todo en orden. Pero si quieres hacer una revisión rápida de tu situación actual, comprueba esto:
- ¿Tienes registros diarios de todos tus empleados desde hace 4 años?
- ¿El sistema que usas deja trazabilidad de quién registró qué y cuándo?
- ¿Puedes exportar esos registros en PDF o Excel en menos de 5 minutos?
- ¿Están incluidos los trabajadores a tiempo parcial?
- ¿Los trabajadores en remoto también fichan digitalmente?
- ¿Puedes demostrar que las horas extras están compensadas o pagadas?
- ¿Tienes un PIN o acceso de solo lectura listo para dar al inspector?
Si has respondido "no" a alguna de estas preguntas, tienes un punto débil que la Inspección puede detectar.
Preguntas frecuentes sobre la Inspección de Trabajo
Conclusión: mejor prevenir
La Inspección de Trabajo no viene a cerrar empresas — viene a verificar que se cumplen los derechos de los trabajadores. Pero si encuentra irregularidades, está obligada a sancionar. Y las multas son reales.
La buena noticia es que tenerlo en regla es más sencillo y barato de lo que parece. Una app de fichaje digital como FichaRA cuesta 450€ al año — menos que la sanción mínima por infracción grave. Y te da la tranquilidad de saber que, si mañana aparece un inspector, puedes enseñarle todo en 5 minutos.
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