Muchas pymes que trabajan por obras, proyectos o para distintos clientes saben perfectamente cuánto facturan en total al final del año. Lo que no siempre saben es qué obra concreta les hizo ganar dinero y cuál les hizo perderlo. Y esa es, en realidad, la pregunta que más importa.
Sin ese dato desglosado, es fácil seguir aceptando el mismo tipo de proyecto o el mismo cliente año tras año, sin darse cuenta de que sistemáticamente da pérdidas cuando se cuentan bien las horas y los gastos reales que consumió.
Calcular la rentabilidad de una obra solo con el presupuesto inicial y la factura final, sin contar las horas reales que el equipo dedicó ni los gastos asociados (dietas, kilometraje, materiales menores). Ese cálculo simplificado casi siempre da una imagen más optimista de la real.
Qué necesitas para calcular la rentabilidad real
Para saber si una obra o proyecto es rentable de verdad, necesitas cruzar tres datos, todos referidos al mismo proyecto concreto:
- Horas trabajadas por cada operario en esa obra específica, no solo el total del mes.
- Gastos asociados: dietas, kilometraje, materiales, alojamiento — todo lo que ese proyecto ha consumido.
- Lo facturado o presupuestado para ese mismo proyecto.
El problema es que la mayoría de pymes tiene estos tres datos en sitios distintos: las horas en un Excel o en la cabeza del encargado, los gastos en tickets sueltos, y la facturación en el programa de contabilidad. Cruzarlos a mano, obra por obra, no es viable de forma habitual — así que casi nadie lo hace, y las pérdidas se descubren tarde, o nunca.
Cómo lo resuelve el módulo de Órdenes de Trabajo
El módulo de Empresas Cliente y Órdenes de Trabajo (OT) de FichaRA nace exactamente para resolver este cruce de datos. Cada operario, al fichar o registrar un gasto, indica a qué Orden de Trabajo corresponde — ya sea una obra, un cliente o un proyecto concreto.
- Horas totales imputadas a cada Orden de Trabajo, por trabajador y en conjunto.
- Gastos (dietas, kilometraje, materiales) asociados a esa misma OT.
- Informe de gastos por OT, listo para comparar contra lo presupuestado o facturado.
- Visibilidad para decidir, con datos, si un tipo de proyecto o cliente merece seguir aceptándose en las mismas condiciones.
No hace falta un ERP completo
Muchas pymes descartan resolver esto porque asocian "control de costes por proyecto" con implantar un ERP grande y caro, con meses de puesta en marcha. No hace falta. Si lo único que necesitas es saber cuántas horas y qué gastos ha consumido cada obra o cliente, un sistema de fichaje que ya incluya esa imputación resuelve el 90% del problema, sin el coste ni la complejidad de un ERP completo.
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